鼎新電腦公司 蔡盛偉

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流通業的e化版圖

買賣流通業隨著國內經濟環境發展的改變，面臨了企業角色扮演的轉型，朝向專業化、大型化、多元化連鎖經營、國際化、資訊化的專業經營模式發展前進。故買賣流通業面臨到資訊流即時、金流安全、物流快速、人流配置、商流無限的競爭環境，故企業想要提昇自我的競爭力，除了在經營管理上進行變革外，更需整合內部資訊與其他企業資訊系統協同運作。

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在流通業的營運體制上，即包含了從上游的加工廠商、國外供應商以及公司轉投資的境外公司等的資訊來源，到企業營運本身的企業內部資源，如各地分公司與各地的物流發貨中心的整合，一直到下游的各種通路經營型態，包含了如批發商、經銷商、門市專櫃直營體系、連鎖量販店、軍公教體系、郵購、自動販賣機、線上購物，甚至維修服務中心等等的資訊整合。因此買賣流通業為了提升營運績效，增加在業界間的競爭力，強化企業管理者運籌帷幄的管理能力，唯有利用強而有力的電腦軟體系統之功能，作為串起整個企業運作的神經系統，以快速處理及大量儲存的能力，輕易解決各種資料串連、調查分析與統計編表的工作，達到快速掌握企業的各種銷售情報與營運資訊，降低企業庫存成本，節省大量人力，並且在時效上及正確性作有效的提昇，進而增加企業的競爭力，謀求企業整體利潤的增加。

而為了達到這樣運籌的資訊系統，我們可以認知到，一切的資訊基礎建設，即建立在企業資源規劃系統ERP之上。有了這樣企業e化的基礎建設ERP之後，才有可能往上或往外建立起ERPII的各種衍生的資訊軟體範疇，故就讓我們來探討一切資訊系統的基礎-企業資源規劃系統ERP。

何謂企業資源規劃ERP

Enterprise Resource Planning，企業資源規劃系統，簡稱ERP系統，一個會計導向的資訊系統用來確認和規劃為了接受、製造、運送和結算客戶訂單所需的整個企業的資源，所謂的整個企業資源當然包含了產(生產)、銷(配銷)、人(人力資源)、發(研發)、財(財務)等，也就是囊括了基本資訊管理系統、庫存系統、採購進貨系統、配銷管理系統、財務管理系統、事務性管理系統、人力資源管理系統、生產管理系統與決策支援管理系統等等。進而將企業營運的資料，轉化為能使經營決策能更加明快且有依據強調資料的一致性、即時性及整體性的有效資訊。另外，根據資策會市場情報中心對 ERP 定義，ERP 有廣義、狹義兩種解釋，狹義 ERP 的解釋是「支援企業內部決策的交易管理系統」。廣義的解釋是「整合外部資源的企業經營管理系統」

企業為何導入ERP系統

由於外在經營環境的變遷，導致產品生命週期變短、產品功能或特徵的多樣性、更先進的製程生產與資訊技術、即時性的製造與管理、產能需求的不確定性、微利時代的來臨、人員訓練困難、全球化的市場行銷與增加對顧客的服務範圍等等，讓企業經營情況更加艱鉅。

迫使企業必須整合企業內部資源及流程，減少重工成本的浪費。也必須重新檢討及建立標準作業流程及管理制度，以降低人員異動的管理成本且降低企業快速擴展營運版圖的建構營運成本。並且讓企業認知到必須以會計管理制度為基礎，建立企業內稽內控機制，以降低內部舞弊與管理成本。最後透過更為詳實的財務報表與各種角度的銷售分析報表，提供決策主管決策的依據，以整合資訊流、物流及金流，讓資訊更及時及透明，進而提昇相關工作內容，增進工作效率。因為以上因素與需求，使得企業必須擁有一套整合內部企業營運資源的資訊管理軟體ERP系統，來達到整個企業體質的改善與競爭力的提昇。

故ERP系統對企業組織而言的有三種意義，第一，企業流程再造的落實，ERP 系統是依據企業流程再造的理論與方法發展而成。因此，當企業導入 ERP 後，企業的組織架構、作業流程與工作職務會隨著 ERP 系統的要求產生調整，並可以逐漸將 ERP 系統所提供之最佳管理實務與企業進行結合。第二，技術架構的突破，ERP系統的技術架構有一個基本信念─「在整個企業組織內，讓所有使用者使用單一的 DBMS和共通的應用程式，以及統一的使用者介面」。讓導入ERP系統的企業能夠由內而外都有一致的 User Interface 及統一的商業資訊，大幅提升溝通能力與組織運作的效力。ERP系統大多採用三階式主從式架構 ( 3 - tiers Client / Server ) ，透過前端使用者介面 ( User Interface ) 與中間的應用伺服器 ( Application Server ) 和後端的資料庫 ( Database ) 分層管理資訊的存取，使得企業在資源的重覆使用、管理便利性與資訊回應效率上，都有相當大的改善。第三，企業組織的轉型，ERP系統的整個導入是一連串的組織轉型過程，並非只是單純的向外購買 Package Software 。由於系統本身龐大，同時又涉及組織架構重整、流程改造，甚至策略重定位等企業體質革新，已經催化了企業文化與思維觀念的改變。因此，ERP系統正是提供一個讓企業進行組織轉型的導火線與促成者。

如何選擇建置ERP系統

相信企業在選擇建置ERP系統過程中，一定會有很多疑惑產生，諸如該採用套裝軟體或專案設計？是要由企業內部資訊人員自行開發或是委託專業資訊公司處理？必須同時考慮軟硬體嗎？在開發工具的選擇與系統架構開放性之考量，如何抉擇？另外，最炫的科技是公司需要的嗎？而這些疑惑，必須經由企業內部一連串的討論或著可以透過專業資訊服務公司提供忠告。

在這選擇與討論的過程中，有幾點注意事項值得大家思考，第一，資訊科技是一個促進劑，但不是主體，企業不會因為採用某個品牌的ERP系統，就成為一流企業。第二，對於資訊服務公司提供的ERP套裝軟體，不要有先入為主的觀念，要看軟體的功能是否能吻合公司的需求，因為軟體是沒有好壞之分的，其適用性應是企業最重要的考量且企業如何應用其軟體功能發揮該軟體所長才是重點。第三，多加考量資訊公司所能提供的相關業種業態之管理觀念之經驗與能力，可藉以改善公司管理盲點及改進作業流程。第四，所選擇的軟體公司是否可提供針對企業特有作業型態之客製化程式能力。第五，資訊軟體公司是否具有永續經營的理念與作為，才不至於若干年後，讓企業失去該ERP系統的維護服務能力。

最後，在ERP套裝軟體評選要項中，提供四個角度讓各位思考，第一，建置成本之合理性，第二，系統架構與業態之適用性，第三，系統供應商經營規模與業界狀況，第四，系統成熟度與穩定性。將以上四個角度轉化為有權數之可評量的各向量評選表格，理性且客觀地評估各資訊軟體公司所提供的ERP系統。

ERP系統導入程序

選定了ERP系統之後，接下來面臨ERP系統導入的過程與步驟。如果該軟體資訊公司有提供有系統的ERP導入服務，當然是最佳解決方案。無論是選擇資訊公司提供的導入服務或者自行規劃系統導入步驟，一般而言，ERP系統的導入過程，可區分為底下幾個階段，專案計劃階段、教育訓練階段、作業流程擬定階段、正式上線階段。再由這四個階段，細分為各個執行步驟，請參考導入程序之建置附圖。

了解導入程序後，再ERP導入的過程中，首先企業內部必須推選與組成出執行導入該ERP系統的專案小組人員或專案執行委員會。因為導入一套ERP系統，在企業內部是牽涉所有部門的運作與協調，而非單單只是資訊單位的事情。故該專案推行小組的組成背景，必須具備對公司現有流程知之甚詳、對生產製造流程、銷售、財務專業能夠確實掌握、對應用系統之運作嫻熟、能靈活使用軟體工具及資料庫，以便隨時因應使用者的需求作調整、對系統分析有經驗等。其中最重要的是對公司內部現有流程必需非常了解。經由賦予專案小組推行導入ERP系統，負責電腦化推動期間督導電腦化專案之進行、執行各單位責任之作業，及工作成果，透過這樣專人專責的制度，可以讓企業提高電腦化上線品質及工作效益、有效的分工以減少管理成本，及電腦化之制度及系統能快速及有效的上線。

有了專案推行小組後，就必須將導入的程序步驟，擬定為導入之時程表，明定在各導入程序步驟之執行日期與時間，如此，即可按時程表來一步一步執行，並且隨時簡視導入時程之進度。

最後導入程序過程中，必須將所有會議記錄，與會議結果，製作成文件留存，例如新編製的編碼原則、標準工作流程作業書、ERP系統操作手冊等等。避免日後因為企業內部人員之異動，導致企業無人可以繼續維護該ERP系統，確保ERP系統可以順利在企業內部可以制度化的執行與運作。

ERP系統導入之風險管理

企業會因為本身需求與考量，會選擇不同的ERP導入方式。而常見的ERP導入方式，有三種方式，

第一， 全面性導入：企業因內部整合之管理導向為思考出發點，故其作法是將企業現有的系統完全淘汰，而直接改用整套 ERP系統來連接全部的事業部門或相關部門。藉由這樣大幅度的改變，調整組織的營運方式與人員編制，同時達到企業流程再造的目標。若企業事先沒有規劃好，其所承擔的失敗風險也會很高，甚至帶給企業嚴重的危機，其背後面臨到的失敗成本是非常高的。

第二， 漸進式導入：企業因事業單位多，以風險導向為思考出發點，依事業單位或部門循序導入，一個成功再進行下一個，可大幅降低失敗的風險。同時，可累積導入時的經驗與資源，並節省一全面導入的龐大花費。但是企業就必須付出等待所有事業單位都一一導入後，企業內部才有一套完整ERP系統的漫長時間成本。

第三， 快速導入：企業因某部分的管理運作迫切要電腦化之需求導向為思維，採用部份功能模組，而不是整個系統。企業依據目前的需求做規劃，選擇導入財務、人事管理、物料管理、配銷系統等部份模組。等將來有需要時，再進行其他功能模組的導入。如此可達到快速導入的需求，但是背後卻也帶來整體規劃的風險成本，因為一個模組一個模組的導入過程中，缺乏與其他部門作整體的協調，導入的眼光只侷限在單一模組，未來如果需要整合其他模組，就會面臨到重新規劃的風險成本。

除了以上導入方式的風險外，一套ERP系統建置成功與否，背後有幾個牽涉因素，例如缺乏規劃或規劃不合理、專案前置準備不充分，硬體規劃及ERP軟體選擇錯誤、導入程序控制不嚴格，階段成果未達目標設計流程缺乏有效的控制環節、導入效果未做評估或評估不合理、系統安全設計不完善，存在系統被非法入侵的隱懮、災難防範措施不當或不完整，容易造成系統崩潰。這些建置過程中，會產生的風險因素，也是我們在執行ERP導入過程與事後維護中，所必須思考與預防其發生，才可確保ERP系統導入成功。

ERP系統成功要素

一般企業導入ERP系統成功的原因，無非是選對系統、符合需求、全員參與、部門橫向整合等，將之具體整理出來的成功要素有以下幾點：

(1)資源整合共享之全員共識 

(2)企業主之全力支持與參與

(3)由上而下之整體策略規劃

(4)由下而上之務實執行步驟

(5)以作業流程合理化為導向

(6)各層級階段性之教育訓練

(7)定期效益檢討與意見調查

(8)企業永續經營之適制規範

這些成功要素當中，最重要的結論是『成事在人』。換句話說，高階主管的支持與參與，及專案推行小組的執行與協調，視為ERP系統導入成功與否的關鍵因素。也就是找對的人，做對的事是相當關鍵與重要的。 

ERP系統成效評估

企業在導入ERP規劃之前，常常會提出很多可達到的效益內容，但是往往導入後，並沒有確實地落實效益評估，因而ERP系統導入成效很難被具體呈現。

專案評估是ERP導入過程的最後一個環節，直接反映了ERP導入成效，所以必須依據企業管理需求訂立水平以進行綜合評價，明確地訂立清晰的實施目標、客觀的評價標準和科學的評價方法，甚至結合企業內部KPI製作與分析。例如降低庫存、提高資金利用率以控制經營風險、控制?品生?成本、縮短?品生?周期、提高庫存週轉率、簡化倉庫管理 、減少人力與聯絡時間與成本，降低人事成本、提高?品質量 、減少財務壞帳與呆帳金額、及提高商譽等等具體而明確的可評量的基準。建立一個不斷自我評價和不斷改善管理的機制，讓執行ERP系統的過程中，可以不斷地改善企業營運的弱點與提昇公司營運的競爭力。

結語

經由以上介紹，我們了解到當企業在經營上欲增加附加價值，就必須將企業內或企業間的資訊作有效的應用與分析，而這一切的決策資訊分析的自動化，必須建構在企業資訊基礎--企業資源規劃系統ERP之上。有了資訊基礎建設ERP之後，才有可能ERPII的各種範疇的資訊系統，故經由以上企業資源規劃系統ERP的介紹，讓各位掌握架置一套ERP系統所要考量的各種因素與建置方法，並且加以應用，以期能架構出一套配合企業營運遠景的ERP資訊系統。